Service des Ressources Humaines (SRH)
Le service des ressources humaines de l’UAM a été mis en place en 2021. Il a en charge la mise en œuvre de la fonction RH et le déploiement de la politique RH de l’UAM, dont la gestion administrative de l’agent de son recrutement à sa sortie (retraite, démission ou autres).
Ce service veille à la dotation en ressources humaines adéquates des services de l’institution pour leur bon fonctionnement et pour cela il doit participer à l’établissement des programmes de prévision de recrutements, étudier les besoins et/ou demandes en formation ou renforcement de capacités pour une bonne gestion des carrières (reclassement).
Il fait le suivi de l’évolution professionnelle de l’agent en mettant régulièrement à jour son dossier.
Il dispose d’une base de données exhaustive de tous les agents également réactualisée de façon régulière au fil des évolutions professionnelles (affectation, avancement, reclassement ou promotion) ou personnelles (naissances, mariage etc.).
Le service RH est détenteur du registre de l’employeur indiquant les informations professionnelles et personnelles sur chaque agent.
De même, il a en charge la gestion administrative des agents au sein de l’UAM prenant en charge les questions courantes : absences, congés, délivrance d’attestations de travail ou de tout autre document administratif. Il est aussi dans ses prérogatives de veiller à la bonne couverture sociale des employés, notamment de contrôler la régularité de l’institution vis-à-vis de ses charges sociales.
Le service RH intervient également dans les procédures d’avancement (automatique et au choix) du personnel d’enseignement et de recherche et du personnel administratif, technique et de service.
Lors du recrutement, le Service des Ressources Humaines élabore les appels à candidatures à publier et reçoit les candidatures. Il participe aux auditions et élabore les PV de recrutement. Il est le contact entre l’administration et les candidats. Après le recrutement, il est chargé d’élaborer la fiche de poste pour chaque recrue et constitue le dossier individuel de l’agent. Il participe aux entretiens d’embauche du PATS avec la commission chargée de la sélection de ce personnel.
Service de l'Informatique et des Systèmes d'Information (SISI)
Le Service de l'informatique et des Systèmes d'information, en étroite collaboration avec les différents services de l’Université, est chargée de :
- Suivre, la mise en cohérence et le développement du système d’information ;
- Fournir des outils numériques nécessaires aux activités pédagogiques, administratives, techniques et de recherche ;
- Assurer la maîtrise d’œuvre des projets et l’assistance à la maîtrise d’ouvrage auprès des services de l’institution ;
- Former et d’accompagner les usagers à l’utilisation des outils numériques ;
- Aider à la rationalisation et à la mutualisation de l’utilisation des moyens techniques et humains.
Service des Finances et de la Comptabilité (SFC)
Le Service des Finances et de la Comptabilité (SFC) joue un rôle crucial dans la gestion financière et administrative de l'institution. Il a pour missions principales d’apporter un soutien administratif et logistique aux différents services du Rectorat et constitue un trait d’union entre les équipes du Rectorat et l'Agence Comptable.
En ce sens, il est chargé de/d’ :
- Fournir un appui administratif et logistique aux équipes du Rectorat ;
- Assurer la liaison entre les différents services du Rectorat et l’Agence Comptable ;
- Accompagner le SPM dans les appels d'offres ;
- Effectuer toutes les actions nécessaires au bon fonctionnement du Rectorat auprès des partenaires (clients, prestataires, fournisseurs, banques, etc.) ;
- Tenir à jour les registres légaux et soutenir le Secrétaire Général dans les tâches administratives et financières ;
- Préparer, établir et suivre l'exécution du budget en conformité avec la réglementation en vigueur ;
- Gérer la comptabilité administrative des engagements, des liquidations et des ordonnancements conformément aux les actes d’exécution du budget;
- Élaborer des rapports sur l'activité budgétaire en collaboration avec le contrôle de gestion ;
- Gérer les salaires en collaboration avec le service des Ressources Humaines ;
- Assurer les déclarations fiscales et sociales ;
- Gérer les relations et le suivi avec les compagnies d'assurance ;
- Identifier et signaler, en temps opportun, tout risque potentiel.
Service de l'Orientation et de la Scolarité
Le Service de l'Orientation et de la Scolarité est une entité académique responsable de faciliter l'inscription des étudiants et de gérer leur dossier scolaire. Ses missions principales comprennent l'accueil et l'orientation des nouveaux étudiants, l'appui à l'organisation des examens, la collecte et la fourniture de statistiques sur les étudiants (taux de réussite, nombre d'inscrits, etc.). Le service travaille en étroite collaboration avec les différentes entités pédagogiques, ainsi qu'avec les responsables des étudiants.
Le Service de l'Orientation et de la Scolarité est chargé de/d’ :
- Accueillir les étudiants et leur fournir des informations sur les programmes d'études et les procédures académiques ;
- Orienter les étudiants vers les programmes d'études et les ressources appropriés en fonction de leurs intérêts et objectifs académiques ;
- Gérer les inscriptions et les réinscriptions;
- Veiller à la bonne gestion de la scolarité et à l'assiduité des étudiants, en assurant le suivi des absences et des retards;
- Gérer les emplois du temps, en coordination avec les différents départements, pour garantir une répartition équitable des heures de cours et des activités pédagogiques;
- Faire le suivi des bourses, en collaboration avec la Direction des bourses, pour garantir le respect des critères d'éligibilité et d’informer sur les délais et les procédures de paiement ;
- Participer à l'organisation des examens, en coordination avec les différents départements académiques, pour garantir leur bon déroulement ;
- Fournir des statistiques sur les étudiants (taux de réussite, nombre d'inscrits, etc.) et les données démographiques, pour soutenir la prise de décision académique et la planification stratégique.
Service de la Vie Universitaire et du Genre (SVUG)
Le Service de la Vie Universitaire et du Genre (SVUG) a pour principales missions d'encadrer la création et la gestion des associations, clubs et projets des étudiants, d'organiser des activités culturelles et sportives, et de promouvoir l'égalité des genres au sein de l'université.
Ces missions se concrétisent par les responsabilités suivantes :
- Accompagner les étudiants dans la création et la gestion de leurs associations et clubs, en mettant en place un dispositif de reconnaissance et de valorisation de l'engagement étudiant, incluant l'élaboration d'un règlement intérieur et d'une charte de l'association ;
- Appuyer la mise en place d'un fonds social et assurer sa gestion et son suivi, notamment en gérant les dossiers ;
- Proposer des plans d'aide individualisée aux étudiants en situation de handicap ;
- Accompagner les étudiants dans la mise en place de leurs projets d'études;
- Appuyer la création de clubs sportifs et d'équipes vitrines pluridisciplinaires dans l'université ;
- Organiser des événements thématiques : ateliers, forums, expositions, spectacles, journées portes ouvertes, etc. ;
- Appuyer la mise en place de la cellule genre de l’université ;
- Collaborer avec le CROUS pour offrir plus d'activités culturelles aux étudiants ;
- Systématiser et rendre visible la diffusion de données par sexe concernant les inscriptions, les conditions d'études, la réussite, l'insertion, etc. ;
- Promouvoir le genre et l'inclusion dans les politiques et initiatives de l’université ;
- Organiser des formations, des conférences et des actions de sensibilisation sur les questions liées au genre, aux violences et aux discriminations basées sur le genre, et à l'égalité femmes-hommes en milieu universitaire ;
- Favoriser la représentation paritaire des étudiants et des étudiantes, notamment dans les comités de sélection et dans les commissions statutaires de l'université, et encourager les présidences féminines.
Service des Affaires Juridiques (SAJ)
Proposition Missions du Service des Affaires juridiques Placé sous l’autorité du Secrétaire général, le Service des Affaires juridiques (SAJ) a pour mission principale de veiller au respect des lois et règlements par l’Université et les établissements qui la composent dans le cadre de l’exécution des activités administratives, pédagogiques et financières.
À ce titre, il est chargé de/(d’) :
- Élaborer les textes organiques et statutaires de l’Université et d’en assurer le suivi ;
- Élaborer en relation avec le service des Ressources Humaines les actes servant de référentiel au PER et au PATS ;
- Contrôler en relation avec les services concernés, la conformité des actes juridiques (arrêté, contrats et conventions) avant leur soumission à la signature de l’autorité ;
- Contrôler la régularité des diplômes délivrés par l’Université avant leur présentation à la signature du Recteur ;
- Gérer le contentieux de l’Université en relation avec l’avocat ;
- Élaborer les avis juridiques et notes techniques sur les questions soumises par le Recteur ou le Secrétaire général ;
- Développer une base documentaire juridique et organiser une veille juridique.
Le Service des Affaires juridiques apporte son appui technique aux différents services du Rectorat en vue de veiller au respect des lois et règlements qui régissent l’UAM.
Service des Passation des Marchés
La Cellule de Passation des Marchés publics est l’entité chargée de superviser et de coordonner les procédures d’attribution de marchés et d'acquisition de biens et services par l’université. Elle veille à garantir la transparence, l'équité et l'efficacité des marchés publics, tout en assurant le respect des règles et des normes en vigueur.
Ses missions comprennent :
- L'examen préalable de tous les documents relatifs aux marchés publics soumis à l'Autorité contractante ;
- L'élaboration, au début de chaque année, du Plan annuel consolidé de Passation des Marchés (PPM) de l'Autorité contractante ;
- L’établissement et la publication de l'Avis Général de Passation des Marchés (AGPM) dans un journal à diffusion large ;
- La création et la tenue à jour des tableaux de bord sur les délais de mise en œuvre des étapes des procédures de passation des marchés et la réalisation des calendriers d'exécution des marchés ;
- Le secrétariat lors des réunions de la commission des marchés ;
- La garantie de la qualité des dossiers de passation des marchés (dossiers d’appel à la concurrence, rapports d’évaluation, PV d’attribution provisoire, projets de contrats pour les marchés n’ayant pas atteint le seuil de revue de la Direction Centrale des Marchés Publics-DCMP) ;
- La veille au bon fonctionnement de la commission des marchés ;
- L'établissement de rapports trimestriels et annuels sur la passation et l'exécution des marchés à communiquer à la DCMP et à l'ARCOP ;
- Le classement et l'archivage des documents de marchés ;
- Le soutien aux différents services pour les opérations de passation des marchés et l'identification des besoins en formation de ces derniers en matière de marchés publics ;
- La liaison avec les missions extérieures, notamment les audits de marchés, initiés par l'Autorité de Régulation de la commande publique (ARCOP).